Представьте, что учитель написал директору школы такое заявление об очередном отпуске:
Дорогая Ангелина Петровна! Намаялся я на работе, устал как собака. Пора и в отпуск, хоть отдохну немного. Дайте, пожалуйста, отпуск на два месяца, ведь положено по закону. Отдохну — и снова за работу, с новыми силами.
Ваш Иван Иванович.
Согласитесь, это официальное заявление выглядит странно. Автор использовал в нём языковые средства, уместные только в непринуждённой устной беседе. Между тем в официальных бумагах характер используемых языковых средств почти однозначно задан. Необходимо соблюдать достаточно жёсткие правила, чтобы написанное могло быть принято в качестве официального документа и подшито к делу. Например, если мы пишем заявление, в правом верхнем углу нужно указать, кому оно адресовано, а чуть ниже, немного отступив, — чьё это заявление. Затем, отступив четыре-пять сантиметров от левого края страницы, указывают тип официального документа — пишут слово заявление. После этого идёт текст, в котором кратко излагают суть заявления. Как правило, этот текст начинаегся с глагола в форме 1 -го лица (в заявлениях первое слово чаще всего прошу). Внизу слева ставят дату написания заявления, а справа — подпись.
Вот какой текст заявления об отпуске мог бы получиться, если написать его, соблюдая указанные правила.
Директору школы № 9999
Ивановой А П. от преподавателя
информатики Петрова И. И.
Заявление
Прошу предоставить мне очередной отпуск с 30 июня по 22 августа 1998 г в соответствии с графиком отпусков.
16 июня 1998 г.                                                (Подпись)
Особенности языка официальных бумаг не случайны, они определяются их назначением. Официальный документ должен быть написан так, чтобы в нём легко было найти нужную информацию. Как узнать, кому адресовано заявление? Для этого не надо читать весь документ с начала до конца, достаточно посмотреть в правый верхний угол. А чтобы выяснить, в чём состоит существо просьбы, надо просмотреть текст заявления непосредственно после слова прошу. Благодаря стандартизованной форме нужную бумагу легче найти среди множества прочих документов. Можно даже вести поиск нужных сведений автоматически — с помощью компьютера, создав базу данных.
Главная черта официальной бумаги — её предельно стандартная форма. Значительную часть текста таких бумаг повторяют во всех документах данного типа. Поэтому для многих типов официальных бумаг — анкет, справок, договоров и т. д. — существуют бланки, на которых «постоянный» текст уже напечатан. Чтобы получился документ, необходимо только заполнить бланк — вписать или впечатать «переменный» текст. Нетрудно представить себе стандартный бланк, например, заявления об отпуске.
(кому) (от кого)
Заявление
Прошу предоставить мне_________отпуск с_____
по______19___г. в соответствии с__________________
(дата)                                       (Подпись)

В официальных документах часто используют языковые штампы и стереотипы, так называемые клише {франц. cliche), но это ни в коей мере не янляется недостатком. От документа не ждут, чтобы в нём проявилась яркая индивидуальность его автора, — наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться. Но, разумеется, те же самые средства в разговоре на бытовую тему или в дружеском письме не употребляют — это неуместно и может вызвать только насмешки. Писатели часто используют любовь к клише в разговорной речи для характеристики героев. Вот пример из одного газетного фельетона: «Дорогая Любаня! Вот уже и весна скоро, и в скверике, где мы с тобой познакомились, зазеленеют листочки. А я люблю тебя по-прежнему, даже больше. Когда же наконец наша свадьба, когда мы будем вместе? Напиши, жду с нетерпением. Твой Вася».
«Уважаемый Василий!Действительно, территория сквера, где мы познакомились, в ближайшее время зазеленеет. После этого можно будет приступить к решению вопроса о бракосочетании, так как время года весна ятя-ется порой любви. Л. Буравкина».
Неуместное включение канцелярских штампов в обиходную речь Корней Иванович Чуковский расценивал как своего рода болезнь языка, которую он назвал канцеляритом.
Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных средств выражения. В нём нередко употребляют юридические термины и официальные наименования явлений действительности: очередной отпуск, жительство, местопребывание, регистрация, уведомление. Вместо «обычных» глаголов часто используют сочетания неполнозначного глагола, не называющего само действие, с отглагольным именем, уточняющим, о чём идёт речь.- вместо помочь пишут оказать помощь, вместо осмотреть — совершить осмотр и т. д. Это не случайно — ведь именно отглагольные существительные в языке служат клишированными, терминологическими обозначениями соответствующих действий.
Итак, все особенности официально-делового стиля подчёркивают его главную черту — стандартизованность, для которой так важны многочисленные клише и речевые штампы.